สิ่งผิดปกติของระบบดับเพลิงที่ไม่มีใครทราบเหล่านี้แหละครับ ที่ต้องมีแผนการแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อวางแผนรับมือได้อย่างเหมาะสม ยกตัวอย่างเดียวก็น่าจะพอเห็นภาพ เช่น

เครื่องสูบน้ำดับเพลิงเสีย – ใช้เวลาซ่อม 3 เดือนเพราะต้องรออะไหล่

สิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างนี้คือไม่มีน้ำดับเพลิง! หากเกิดเหตุจะทำยังไง? สิ่งที่ต้องทำคือ

1.ประเมินพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบ ที่จะไม่มีน้ำดับเพลิง เช่น พื้นที่การผลิต โกดัง เป็นต้น

2.แจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น เจ้าของพื้นที่ ผู้จัดการโรงงาน ฝ่ายความปลอดภัย หรือแม้แต่บริษัทประกันภัย ซึ่งจะสามารถให้คำแนะนำที่เหมาะสมตามความเสี่ยงที่เกิดขึ้นได้เช่นกัน

3.ประเมินระยะเวลาซ่อมแซม พร้อมกำหนดการเสร็จที่ชัดเจน

4.หาแผนมารองรับ เช่น จำเป็นต้องขอรถดับเพลิงมมาประจำพื้นที่หรือไม่? ต้องงดงานที่เกี่ยวกับความร้อนในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบหรือเปล่า?

5.วาล์วสำคัญที่ห้ามเปิดหรือห้ามปิดต้องมีการล็อคหรือติดป้ายบ่งชี้ให้ชัดเจน พร้อมผู้รับผิดชอบ หากไม่ทำขนาดนี้ ก็ลองคิดดูครับว่าจะเกิดอะไรขึ้น

6.กำหนดบทบาทหน้าที่ให้ชัดเจน ใครทำอะไรบ้าง และสำคัญที่สุด จะปิดงานได้ยังไง ตอนไหน โดยใครที่จะอนุมัติสุดท้าย

เมื่องานแก้ไขเรียบร้อยดีแล้ว ก็ส่งเอกสารแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องอีกครั้งเพื่อปิดงาน

จุดสังเกตคือแผนนี้ก็คล้าย ๆ กับการซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักร หรืองานซ่อมแซมอื่นๆ  และเพิ่มเรื่องการวิเคราะห์ผลกระทบ และหาแผนมาจัดการช่วงที่ทำการซ่อมแซม

ในบางครั้งจะพบว่าทุกคนทำหน้าที่ได้อย่างดีตามความเข้าใจและประสบการณ์ โดยไม่ได้เขียนออกมาเป็นแผนการตอบสนองที่ชัดเจน แต่เมื่อขึ้นอยู่กับบุคคล ก็อาจจะห่างหายกันไปตามกาลเวลาได้ครับ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเขียนออกมาเป็นแผนงานชัดเจนที่ทุกคนสามารถทำตามได้

แผนงานในลักษณะแบบนี้เป็นสิ่งที่สามารถจัดทำได้เลยครับ และมีประโยชน์มากด้วย โดยมีจุดประสงค์สำคัญคือปกป้องบุคลากรและทรัพย์สินของธุรกิจนั่นเองครับ